SITRAM | Política de Privacidad

1. Información General

En virtud de lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho de habeas data), en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (que incorpora los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014), la plataforma SITRAM, Operador Tecnológico de Trazabilidad Minera (OTTM) habilitado por la Agencia Nacional de Minería, asume la calidad de responsable del tratamiento de datos personales y se obliga a garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que reciba de sus trabajadores, clientes, proveedores y demás terceros. En consecuencia, SITRAM recolecta únicamente los datos estrictamente necesarios para las finalidades legítimas de registro, seguimiento y reporte de la cadena de custodia de minerales, tales como identificación, contacto y transacciones; dicho tratamiento se realiza previa autorización expresa e informada de los titulares y con sujeción a los principios de legalidad, finalidad, veracidad, transparencia, seguridad y temporalidad.
Para dar cumplimiento a lo anterior, SITRAM implementa medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo, incluyendo cifrado de la información en tránsito y en reposo, controles de acceso restringido, copias de seguridad periódicas y pruebas de vulnerabilidad (hacking ético), así como la celebración de contratos con encargados y terceros que aseguran el mismo nivel de protección de los datos. Los titulares podrán ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, actualización, supresión, limitación u oposición (ARCO) mediante solicitud dirigida al correo privacidad@trazabilidadminerales.com, la cual será atendida en los términos previstos en la ley. Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para satisfacer las finalidades para las cuales fueron recolectados o mientras subsistan obligaciones legales de retención, procediéndose luego a su destrucción o anonimización de manera irreversible. Cualquier modificación a esta política se publicará en la página web de SITRAM, con la correspondiente fecha de actualización, constituyéndose este aviso en parte integral de los términos y condiciones de uso de la plataforma.
Antes de registrarse o ingresar a la Plataforma SITRAM, lea atentamente la siguiente información. Su utilización implica la aceptación expresa de las presentes condiciones de uso, confidencialidad y de las leyes aplicables en materia de protección de datos personales. Si no está de acuerdo con las condiciones aquí establecidas, debe abstenerse de acceder a la Plataforma y podrá, en su lugar, comunicarse con la entidad a través del módulo de PQRS disponible en el sitio web.

2. OBJETO DE LA POLÍTICA.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto rreconocer al equipo administrativo del Sistema de Trazabilidad Minerales (en lo sucesivo “SITRAM”), desarrollado por la empresa Sistemas Informáticos Y Servicios Integrados (SiySi ltda), su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales y, en virtud de ello, establecer los lineamientos generales que regirán la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración, transferencia, transmisión, protección y supresión de la información que SITRAM obtenga de los titulares de datos personales y de terceros, a través de los distintos canales dispuestos en el desarrollo de sus operaciones administrativas, operativas y comerciales.
Esta Política será de aplicación obligatoria a todas las bases de datos —físicas o digitales— que contengan datos personales y que sean gestionadas por SITRAM en calidad de Responsable del Tratamiento, así como a aquellas situaciones en que SITRAM actúe en la calidad de Encargado del Tratamiento.
El propósito de esta Política consiste en suministrar a los titulares de los datos la información precisa y completa acerca de los tratamientos que se realizan y de los fines para los cuales se utilizan sus datos personales, garantizando en todo momento que los titulares conozcan y puedan ejercer sus derechos de acceso, rectificación, actualización, supresión, limitación, oposición y revocatoria del consentimiento, en los términos previstos por la Ley 1581 de 2012, su Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.

3. DEFINICIONES.

Este glosario forma parte integral de las políticas y contratos suscritos en el marco del desarrollo, operación y habilitación del Sistema de Trazabilidad Minera (SITRAM) por parte del Operador Tecnológico de Trazabilidad Minera (OTTM).

Actores Mineros:: Personas naturales o jurídicas que participan en la cadena de producción, comercialización, transformación o exportación de minerales en SITRAM, incluyendo titulares mineros, comercializadores, transportadores, exportadores, plantas de beneficio y mineros de subsistencia.
ANM (Agencia Nacional de Minería):: Entidad estatal colombiana encargada de administrar y fiscalizar los recursos mineros, así como de implementar y supervisar la Plataforma de Trazabilidad de Minerales (PTM) y habilitar a los Operadores Tecnológicos de Trazabilidad Minera (OTTM).
App (Aplicación):: Programa informático accesible desde dispositivos móviles o navegadores web que facilita funcionalidades específicas de SITRAM (registro de transacciones, consulta de saldos, generación de CUO, etc.).
Barequero:: Persona natural que efectúa la recolección manual de minerales para subsistencia, registrada en SITRAM bajo la categoría de minería de subsistencia y sujeta a permisos de la ANM.
Cifrado (En tránsito / En reposo):: Técnicas de seguridad que protegen la confidencialidad de la información en SITRAM:
Código de Verificación.: Valor numérico generado por SITRAM o la PTM para validar la identidad del usuario registrado.
Código Único de Origen (CUO).: Identificador asignado por la ANM a cada producción de mineral que vincula la operación con su yacimiento de extracción, garantizando trazabilidad completa.
Comercializadora de Minerales.: Empresa o persona legalmente constituida que adquiere, intermedia o comercializa minerales y sus derivados, con permisos y registros exigidos por la normativa minera, ambiental y tributaria, y registrada en SITRAM.
Contrato.: Acuerdo legal entre partes, registrado en SITRAM, que estipula condiciones de entrega, calidad, cantidad, plazos y logística para la compraventa de minerales.
Copia de Seguridad.: Procedimiento automatizado o manual de SITRAM que guarda réplicas periódicas de la base de datos para restauración ante pérdida o incidente.
Dato privado.: Información de naturaleza íntima o reservada en SITRAM que solo puede obtenerse por orden judicial o administrativa, o con autorización expresa del Titular.
Dato público.: Información en SITRAM que puede consultarse libremente en registros oficiales (estado civil, profesión, calidad de comerciante), sin estar sujeta a reserva.
Dato semiprivado: Información en SITRAM que no es íntima ni pública y que interesa a grupos específicos (por ejemplo, datos financieros o crediticios), requiriendo protección especial.
Datos de contacto.: Dirección de correo electrónico, número telefónico y dirección física que el Usuario ingresa en SITRAM para notificaciones y facturación.
Datos de identificación.: Nombre completo, número de documento, cargo y razón social (personas jurídicas) registrados en SITRAM para validar la identidad del Usuario.
Datos de navegación.: Información automática que SITRAM recopila al acceder al sistema y página web (IP, navegador, hora, páginas visitadas) para análisis de rendimiento y seguridad.
Datos sensibles.: Datos en SITRAM que afectan la intimidad del Titular o cuya revelación puede generar discriminación (origen étnico, convicciones religiosas, salud, vida sexual, datos biométricos), tratados solo con autorización expresa.
Expediente Minero.: Conjunto de documentos y registros legales, técnicos y ambientales de un título minero, que evidencian cumplimiento normativo.
Explotadores Mineros Autorizados.: Titulares de concesiones, licencias o permisos de la ANM, habilitados para explorar, explotar y beneficiar yacimientos bajo condiciones técnicas y ambientales establecidas.
Habilitación.: Proceso mediante el cual la ANM certifica a un OTTM, verificando que cumplen requisitos técnicos, jurídicos y de seguridad para operar.
Hash SHA-256.: Algoritmo criptográfico utilizado por SITRAM para generar valores hash de 256 bits que garantizan la integridad de los registros.
Hacking Ético.: Pruebas de penetración autorizadas en SITRAM para identificar y corregir vulnerabilidades antes de que sean explotadas maliciosamente.
Indicador de Transacción de Consumo Final.: Campo en SITRAM que marca una operación como destinada al uso final del mineral, es decir que es un material adquirido por un consumidor final que no tiene intenciones de comerciar con él.
Minero de Subsistencia.: Persona natural autorizada por la ANM y registrada en SITRAM para extraer manualmente minerales sin maquinaria pesada, con fines de sustento personal o familiar.
Minería de subsistencia.: Modalidad artesanal y de pequeña escala, orientada a satisfacer necesidades básicas de la comunidad sin ánimo mayormente comercial.
Minerales en Saldos.: Inventario digital en la PTM que muestra las cantidades de mineral disponibles para un Actor Minero, pendientes de comercialización, transformación o exportación.
Navegador.: Software (Chrome, Firefox, Edge, Safari) que permite al Usuario acceder al Sitio Web y a la Plataforma SITRAM.
Normativa (Resolución 759 de 2024).: Marco técnico expedido por la ANM que define los lineamientos funcionales, de seguridad y operativos que debe cumplir un OTTM como SITRAM.
Nube (Cloud).: Infraestructura de cómputo remota (p. ej., Microsoft Azure) donde SITRAM aloja sus servicios, bases de datos y copias de seguridad.
OTTM (Operador Tecnológico de Trazabilidad Minera).: Empresa habilitada por la ANM y registrada en SITRAM para ofrecer servicios tecnológicos que garanticen la trazabilidad minera conforme a la normativa.
Plataforma SITRAM.: Sistema tecnológico gestionado por SiySi ltda. para administrar, supervisar y documentar actividades mineras de carácter legal, contractual y misional.
PTM (Plataforma de Trazabilidad de Minerales).: Infraestructura central de la ANM que asegura el registro y monitoreo de la producción, comercialización y exportación de minerales en Colombia.
Requisito de procedibilidad.: Condición del art. 16 de la Ley 1581/2012: el Titular debe agotar primero el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento en SITRAM antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Representante Legal.: Persona que, registrada en SITRAM, ostenta la representación jurídica de una entidad minera ante la ANM y frente al sistema.
Responsable del Tratamiento.: Persona natural o jurídica que decide sobre la estructura de la base de datos y las finalidades del tratamiento de datos personales en SITRAM.
Reversión.: Proceso en SITRAM que anula una transacción previamente registrada, dejando registro de la operación de reversión en el historial.
Sistema.: Conjunto de componentes de hardware, software y datos que forman la arquitectura técnica de SITRAM.
Transacción.: Registro en SITRAM de una operación de compra, venta, exportación o transformación de minerales entre Actores Mineros, sellada con código de verificación.
Trazabilidad.: Capacidad de SITRAM para rastrear y documentar el recorrido completo del mineral desde su origen hasta el consumidor final, garantizando transparencia y cumplimiento normativo.
Usuario.: Persona natural o jurídica que crea una cuenta en SITRAM para consultar información, tramitar servicios o reportar datos de trazabilidad minera.
Usuario Registrado.: Usuario que ha completado el proceso de verificación de cuenta en SITRAM y cuenta con permisos activos para operar en la plataforma.
Vulnerabilidad.: Debilidad técnica o de configuración en SITRAM que puede ser aprovechada para comprometer la integridad, disponibilidad o confidencialidad de la información, sujeta a corrección inmediata.

4. CONCEPTOS LEGALES APLICABLES EN SITRAM.

Para dar cumplimiento al ordenamiento vigente y en especial a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, la plataforma SITRAM (Operador Tecnológico de Trazabilidad Minera habilitado por la ANM) adopta los siguientes conceptos, que servirán de alcance, interpretación y fundamento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales:

Aviso de privacidad.: Comunicación escrita o digital generada por SITRAM, dirigida al Titular, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretenden dar a dichos datos.
Autorización.: Consentimiento previo, expreso e informado que el Titular otorga a SITRAM para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales, en los términos señalados en el Aviso de Privacidad.
Base de datos.: Conjunto organizado de Datos Personales bajo la custodia de SITRAM, que puede estar almacenado o procesado en servidores —propios o contratados— ubicados en centros de cómputo nacionales o internacionales, así como en archivos físicos.
Dato personal.: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable (Titular), ya sea de forma individual o colectiva, y que se encuentra registrada en las bases de datos de SITRAM.
Dato público.: Información que no es privada, semiprivada ni sensible, y que por su naturaleza puede consultarse en registros oficiales (estado civil, profesión, calidad de comerciante, sentencias ejecutoriadas, gacetas y boletines oficiales).
Dato sensible.: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como origen étnico o racial, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos de salud, vida sexual o datos biométricos.
Encargado del Tratamiento.: Persona natural o jurídica —pública o privada— que, por contrato con SITRAM, realiza operaciones de Tratamiento de Datos Personales por cuenta de SITRAM, cumpliendo las instrucciones y medidas de seguridad impartidas por esta.
Responsable del Tratamiento.: persona jurídica que decide sobre la creación de las bases de datos y determina las finalidades y medios del Tratamiento de los Datos Personales.
Titular.: Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento en SITRAM, ya sea como Usuario, cliente, proveedor, empleado u otra relación contractual o institucional.
Transferencia.: Envío de Datos Personales que realiza SITRAM, ubicado en Colombia, a otro Responsable del Tratamiento, nacional o extranjero, para que éste realice el Tratamiento de dichos datos conforme a su propia Política.
Transmisión.: Comunicación de Datos Personales dentro o fuera de Colombia, cuando se requiera que un Encargado del Tratamiento realice operaciones de Tratamiento por cuenta de SITRAM.
Tratamiento.: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre Datos Personales en SITRAM, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión, supresión y demás previstas en la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación.

5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN LA POLÍTICA DE DATOS DE SITRAM

SITRAM, en su calidad de Operador Tecnológico de Trazabilidad Minera (OTTM) habilitado por la Agencia Nacional de Minería y como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, se rige por los siguientes principios, conforme a la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación:

Principio de Legalidad.: El tratamiento de datos personales en SITRAM se ajusta estrictamente a lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (que incorpora los Decretos 1377/2013 y 886/2014) y demás normas aplicables.
Principio de Finalidad.: Cada operación sobre datos personales persigue un propósito legítimo y determinado –como el registro, seguimiento y reporte de la trazabilidad minera–, previamente informado al Titular en el Aviso de Privacidad.
Principio de Libertad.: El tratamiento solo se efectúa con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. No se recolectan ni divulgan datos sin autorización, salvo mandato legal o judicial.
Principio de Veracidad o Calidad.: SITRAM garantiza que los datos sean verídicos, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Está prohibido el tratamiento de información parcial, incompleta o errónea que pueda inducir a engaño.
Principio de Transparencia.: El Titular puede, en cualquier momento y sin restricciones, conocer qué datos conserva SITRAM, con qué finalidad y bajo qué condiciones, a través de los canales de atención habilitados.
Principio de Acceso y Circulación Restringida.: El tratamiento se limita a las personas autorizadas por la ley o por el Titular. Solo este personal –interno o encargado– puede procesar los datos, de acuerdo con sus funciones y nivel de autorización.
Principio de Disponibilidad Restringida.: Salvo los datos públicos, la información personal no estará disponible en Internet u otros medios masivos, sino a través de mecanismos de autenticación y autorización que aseguren su acceso únicamente a Usuarios válidos.
Principio de Seguridad.: SITRAM adopta medidas técnicas, humanas y organizativas (cifrado en tránsito y reposo, autenticación multifactor, pruebas de penetración, control de accesos, copias de seguridad) para proteger los datos contra alteraciones, pérdidas, usos o accesos no autorizados.
Principio de Confidencialidad.: Todo el personal de SITRAM y sus encargados del tratamiento están obligados a mantener reserva absoluta de la información, aun después de finalizar su relación contractual o laboral. La divulgación sólo procede en los casos y términos autorizados por la ley.
Principio de Temporalidad.: Los datos se conservan únicamente por el tiempo necesario para cumplir la finalidad autorizada, o mientras subsista una obligación legal o contractual de retención. Una vez cumplida dicha finalidad, SITRAM procederá a su eliminación o anonimización.
Principio de Necesidad.: En ninguna circunstancia se recolectarán datos que no sean estrictamente indispensables para los fines de la Plataforma (registro de usuarios, generación de CUO, seguimiento de transacciones y reportes regulatorios).
Interpretación Integral de los Derechos Constitucionales.: La protección de datos se interpreta en armonía con el derecho de acceso a la información (Art. 20 C.P.) y el derecho a la intimidad (Art. 15 C.P.), asegurando un balance adecuado entre transparencia y privacidad.

6. DERECHOS Y DEBERES QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN:

a. Derechos
El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y corregir: Puede acceder a sus datos personales y solicitar su actualización o corrección frente a SITRAM, que actúa como responsable del tratamiento. Este derecho incluye la posibilidad de corregir datos que sean parciales, inexactos, incompletos, fragmentados, que puedan inducir a error, o cuya recolección o uso esté prohibido o no autorizado.
Consultar sin costo: Tiene el derecho de consultar gratuitamente sus datos personales al menos una vez al mes, así como cada vez que haya cambios significativos en las Políticas de Tratamiento de Datos.
Solicitar prueba de autorización: Puede pedir una prueba de la autorización dada a SITRAM salvo en casos donde la ley permita el tratamiento sin requerir dicha autorización.
Recibir información sobre el uso de datos: Puede solicitar información sobre cómo SITRAM ha utilizado sus datos personales.
Presentar quejas: Tiene el derecho de presentar reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio por cualquier infracción a la Ley 1581 de 2012 y sus normas relacionadas.
Revocar autorización y solicitar supresión: Puede revocar su autorización para el tratamiento y solicitar la eliminación de sus datos si el tratamiento no respeta los principios, derechos y garantías establecidos por la Constitución y la ley.

b. Legitimación para el Ejercicio de los Derechos del Titular
Los derechos de los titulares pueden ser ejercidos por las siguientes personas:

El titular: Debe demostrar su identidad mediante los métodos que SITRAM pone a su disposición.
Los herederos del titular: En casos de fallecimiento o incapacidad del titular, los herederos deberán acreditar su calidad como tales.
El representante y/o apoderado del titular: Puede actuar en nombre del titular siempre que haya presentado la documentación que acredite la representación o el poder correspondiente.
Por estipulación a favor de otro: También pueden ejercer los derechos quienes hayan sido designados para ello por el titular, de acuerdo con los términos establecidos.

c. deberes:
El Titular de los Datos Personales tendrá el deber de mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de ésta. SITRAM no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información.

7. DERECHOS Y DEBERES QUE LE ASISTEN A SITRAM:

a. Derechos de SITRAM
SITRAM podrá transferir y transmitir datos personales a terceros con los que mantenga relaciones operativas, siempre que estos proporcionen servicios necesarios para el adecuado funcionamiento de la empresa o que respondan a relaciones contractuales, jurídicas y operativas habituales en el desarrollo de sus negocios. En estos casos, se implementarán las medidas necesarias para garantizar que las entidades receptoras de los datos personales cumplan con la presente Política de Tratamiento de Datos y con los principios de protección de datos personales establecidos por la ley.
En cualquier situación en la que SITRAM transfiera datos a uno o más encargados del tratamiento, ya sea dentro o fuera del territorio colombiano, se establecerán cláusulas contractuales que informen sobre esta circunstancia.

b. deberes de SITRAM:

Asegurar al titular el ejercicio pleno y efectivo del derecho de hábeas data en todo momento.
Solicitar y conservar una copia de la autorización otorgada por el titular para el tratamiento de sus datos.
Informar claramente al titular sobre el propósito de la recolección de datos y los derechos que le corresponden en virtud de la autorización concedida.
Respetar las medidas de seguridad y privacidad aplicables a la información del titular.
Limitar el acceso a la información exclusivamente a las personas autorizadas para ello.
Mantener la información bajo condiciones de seguridad adecuadas para prevenir su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Notificar a la autoridad de protección de datos sobre cualquier violación de los códigos de seguridad y riesgos en la gestión de la información del titular.
Asegurar que la información sea precisa, completa, exacta, actualizada, verificable y comprensible.
Informar al titular, a solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
Actualizar la información conforme a las novedades recibidas dentro de los 5 días hábiles posteriores a su recepción, y adoptar todas las medidas necesarias para mantener la información actualizada.
Tramitar de manera eficiente las consultas y reclamos presentados por los titulares.
Registrar en la base de datos la nota "reclamo en trámite" dentro de los dos días hábiles siguientes a la recepción completa del reclamo.
Corregir la información cuando sea incorrecta y comunicar las modificaciones pertinentes.
Cumplir con los requerimientos e instrucciones emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con el tratamiento de datos.
Identificar y señalar cuando la información está siendo disputada por el titular.
Insertar la nota "información en discusión judicial" en la base de datos una vez notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales que afecten la calidad del dato personal.
Abstenerse de divulgar información que esté siendo disputada por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Utilizar únicamente datos cuyo tratamiento haya sido previamente autorizado según lo establecido en las leyes.
Cumplir con todas las demás disposiciones establecidas por la ley.

8. AVISO DE PRIVACIDAD Y LA RESPECTIVA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Aviso de Privacidad
El aviso de privacidad es el documento, ya sea en formato físico, electrónico o cualquier otro medio, que se proporciona al titular de los datos personales cuando no es posible entregar la política de privacidad directamente. Este aviso informa al titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento de datos, cómo acceder a ellas y las características del tratamiento que se dará a sus datos personales.
Para asegurar que la autorización cubra todos los aspectos necesarios para el ejercicio adecuado de los derechos del titular, el aviso de privacidad de SITRAM debe incluir la siguiente información:

Razón social y datos de contacto: La identificación completa de SITRAM y sus datos de contacto.
Tratamiento y finalidad: Descripción del tratamiento que se realizará sobre los datos y su propósito.
Derechos del titular: Información sobre los derechos que asisten al titular de los datos..
Acceso a la política: Mecanismos disponibles para que el titular conozca la política de tratamiento de datos.
Carácter facultativo: La naturaleza opcional de responder a preguntas sobre datos sensibles.
Autorización: La recolección, almacenamiento, uso, circulación o eliminación de datos personales por parte de SITRAM requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. SITRAM como responsable del tratamiento, implementa mecanismos para obtener y verificar dicha autorización.

a. Forma y Mecanismos para Otorgar la Autorización: La autorización debe solicitarse, como máximo, al momento de la recolección de los datos personales. Esta autorización puede ser documentada en formato físico, electrónico o cualquier otro formato que garantice su posterior consulta. El consentimiento puede ser otorgado por el titular de las siguientes maneras: (i) por escrito, (ii) de manera oral, o (iii) mediante acciones claras que demuestren de forma razonable la autorización. El silencio no se considerará una forma válida de autorización.
Los formatos y textos de autorización serán proporcionados por SITRAM antes del tratamiento de los datos personales, en conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Para que el titular tome decisiones informadas sobre el uso de sus datos, los formatos y textos de autorización incluirán:

Identificación, dirección física o electrónica, y teléfono del responsable del tratamiento.
Referencia a la política de tratamiento de datos personales y su ubicación en la web institucional.
Detalle de los datos personales que se recopilan.
Propósito de la recopilación de datos personales.
Procedimiento para ejercer los derechos de acceso, corrección, actualización o eliminación de datos.
Indicación del carácter opcional de proporcionar datos sensibles.

Este procedimiento de autorización garantiza que el titular esté informado sobre la recolección y uso de sus datos para fines específicos y conocidos, y que pueda conocer cualquier modificación en el uso de estos datos.

b. Prueba de la Autorización:
Las áreas responsables del tratamiento en SITRAM deben implementar medidas para mantener registros detallados sobre cómo y cuándo se obtuvo la autorización del titular para el tratamiento de sus datos. Estos registros se conservarán en formatos físicos o digitales según el modo de adquisición de la autorización, para garantizar el derecho a la privacidad del titular, de acuerdo con el artículo 8 del Decreto 1377 de 2013.

c. Excepciones a la Autorización:
No se requiere la autorización del titular en los siguientes casos:

Información solicitada por entidades públicas o administrativas en el ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de emergencia médica o sanitaria.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines tributarios, históricos, contables, estadísticos, laborales o financieros.
Datos relacionados con la identidad o el Registro Civil de las personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.

9. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES.

Tratamiento de Datos Personales.
El tratamiento de los datos personales recolectados por SITRAM se llevará a cabo conforme a lo establecido en su Política de Tratamiento de Datos y permanecerá en vigor mientras persista la finalidad para la cual fueron recolectados. Entre las actividades relacionadas con el tratamiento de datos, SITRAM podrá:

Asignar Encargados del Tratamiento: Designar a uno o varios encargados para el tratamiento de los datos personales.
Transferir y Transmitir Datos: Transferir y/o transmitir los datos personales a empresas del mismo grupo empresarial, incluyendo matrices, filiales o subsidiarias, así como a terceros nacionales o internacionales, sean personas jurídicas o naturales. Esto se aplicará incluso en países donde las normativas de protección de datos no sean equivalentes a las nacionales.
Proporcionar Datos a Terceros: Entregar datos personales a agentes, subcontratistas y otros terceros necesarios para cumplir con los propósitos descritos a continuación.
Revelar Información a Autoridades: Divulgar información cuando sea requerido por autoridades competentes mediante órdenes administrativas o judiciales.

En general, los datos personales serán tratados para fines precontractuales, contractuales, post-contractuales, y en las relaciones comerciales, civiles y laborales vinculadas al objeto social de SITRAM. El manejo de datos puede incluir propósitos comerciales, atención al cliente, mercadeo, capacitación, acreditación, consolidación, organización, actualización, reporte, estadística, administración de recursos, otorgamiento de beneficios y mantenimiento de la seguridad dentro de la empresa.

10. FINALIDADES DE RECOLECCIÓN Y USO DE LOS DATOS PERSONALES.

Al registrarse en la Plataforma SITRAM, el USUARIO autoriza el uso de sus datos personales para las siguientes finalidades:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular con base en la legislación vigente.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicado de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Brindar los servicios relacionados con el Sistema Integral de Gestión de Trazabilidad de Minerales.
Enviar información, notificaciones o alertas que SITRAM considere de interés al correo electrónico que el USUARIO haya indicado.
Actualizar y complementar las bases de información de SITRAM, garantizando la solidez de la trazabilidad minera.
Permitir el acceso y la consulta de trámites y servicios prestados por SITRAM a través de la Plataforma.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Compartir información con terceros únicamente para verificar el cumplimiento de obligaciones legales, técnicas, financieras, operativas y ambientales del USUARIO, conforme a contratos, convenios o requerimientos de autoridades competentes.

10.1. Categorías de Datos y Finalidades del Tratamiento:

a. Datos de Recursos Humanos:
Aspirantes y Trabajadores: SITRAM se compromete a gestionar adecuadamente los datos recolectados durante los procesos de selección y gestión de personal, con el propósito de:

Tomar decisiones sobre reclutamiento y selección.
Realizar evaluaciones y verificar referencias.
Conformar el archivo de aspirantes y mantener comunicación durante el proceso.
Realizar exámenes y evaluaciones psicométricas o médicas para determinar la aptitud.
Implementar medidas para prevenir actividades ilícitas y validar condiciones y experiencia.
Monitorear la relación laboral y asegurar el cumplimiento de obligaciones legales.
Realizar informes de desempeño y mantener expedientes individuales.
Controlar la seguridad y acceso a las instalaciones.
Consultar antecedentes disciplinarios y realizar auditorías.

b. Datos de Contratistas
En el marco de la relación civil con contratistas, se solicitarán los datos necesarios para la elaboración del contrato y cumplimiento de la relación contractual, incluyendo:

Cumplimiento de obligaciones contractuales
Estudios estadísticos y evaluaciones de gestión.
Procesos de pago y registro contable.
Reportes a autoridades y medidas de prevención de actividades ilícitas.

c. Datos de Visitantes:
Los datos personales de los visitantes de las oficinas principales se recolectarán para:

Registrar ingresos y egresos.
Controlar la seguridad y acceso a las instalaciones.
Asegurar el cumplimiento de las normas de bioseguridad.

d. Datos de Proveedores:
En las relaciones comerciales con proveedores, se solicitarán los documentos necesarios para gestionar dicha relación, con el objetivo de:

Cumplir con obligaciones contractuales.
Realizar estudios estadísticos y evaluaciones.
Gestionar pagos y mantener registros.
Reportar a autoridades y prevenir actividades ilícitas.

e. Datos de Clientes:
En el contexto de la comercialización de bienes y servicios, se recolectarán datos para:

Informar a los usuarios sobre pedidos y despachos.
Gestionar peticiones, quejas y reclamaciones.
Implementar estrategias comerciales personalizadas.
Enviar promociones e información sobre productos.
Compartir datos con terceros para fines comerciales relacionados con el objeto social.

f. Tratamiento de Imágenes de Vigilancia:
SITRAM utilizará circuitos de vigilancia para grabar imágenes del personal y visitantes con fines de seguridad y para investigación en caso de incidentes. La autorización para el tratamiento de imágenes se obtendrá mediante señales visibles en las áreas de videovigilancia.
g. Consentimiento para Uso de Imágenes Fotográficas.
En desarrollo de las finalidades legítimas de registro y difusión informativa de la realidad y cultura minera, SITRAM podrá tomar fotografías de personas vinculadas a actividades de trazabilidad (trabajadores, usuarios, actores mineros) para publicarlas en su sitio web o en redes sociales institucionales, con fines exclusivamente ilustrativos y sin ánimo de lucro. Dichas imágenes se entenderán tratadas como datos personales tercerarios, y su uso se fundamenta en el consentimiento verbal, expreso e informado que SITRAM recaba previamente de cada persona retratada, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 4º de su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
El procedimiento de consentimiento verbal se documenta en un registro interno que contiene la fecha, lugar y declaración del Titular, quien reconoce haber sido informado de:

El propósito ilustrativo de la fotografía en el contexto de la Plataforma SITRAM.
La difusión de la imagen en medios digitales propiedad de SITRAM.
El carácter gratuito y no comercial de su uso.
Su derecho a revocar dicho consentimiento en cualquier momento, sin que ello genere costo alguno ni afecte el tratamiento realizado con anterioridad.

Para revocar el uso de su imagen, el Titular deberá dirigir su solicitud por escrito o correo electrónico a privacidad@trazabilidadminerales.com, indicando la fotografía o el enlace específico que desea retirar.
SITRAM dispondrá de un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para retirar la imagen de todas sus plataformas y confirmar la supresión al Titular.
Este mecanismo garantiza el pleno ejercicio del derecho de habeas data y la protección de datos personales, en estricta observancia de los principios de legalidad, finalidad, libertad, transparencia y seguridad consagrados en la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

h. Tratamiento de Datos Sensibles::
Los datos sensibles, que afectan la intimidad del titular y cuyo uso indebido pueden causar discriminación, incluyen información sobre origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, salud, vida sexual y datos biométricos.
SITRAM se compromete a proteger la privacidad durante el procesamiento de datos sensibles y sólo los utilizará con consentimiento expreso del titular, asegurando las siguientes acciones:

Informar al titular que la autorización para datos sensibles es opcional.
En casos de incapacidad del titular, solicitar autorización a los representantes legales si el tratamiento es necesario para proteger intereses vitales.
Informar explícitamente al titular sobre los datos sensibles y la finalidad del tratamiento.
Obtener consentimiento expreso para el tratamiento de datos sensibles.
No condicionar servicios a la provisión de datos sensibles.

11. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS PQRS:

Responsable del Cumplimiento de la Política
SITRAM ha designado al Coordinador de Servicio al Cliente como la persona responsable de asegurar el cumplimiento de esta política dentro de la empresa. Este coordinador está disponible para atender peticiones, quejas y reclamos de los titulares de datos y está facultado para gestionar, junto con las áreas correspondientes, las actualizaciones, correcciones y/o supresiones de datos personales según sea necesario.
a. Derecho de Acceso y Consultas
El titular de la información tiene el derecho de acceder y conocer si sus datos personales están siendo tratados, así como los detalles y condiciones del tratamiento.

Inclusión de Datos:
El titular puede añadir nuevos datos a su perfil para reflejar una imagen completa de su información.
Actualización de Datos:
El titular puede solicitar la actualización de la información para asegurar que los datos reflejen la realidad, conforme al principio de veracidad.

Para garantizar este derecho, SITRAM se compromete a:

Confirmar la existencia del tratamiento de los datos personales.
Permitir el acceso a los datos personales en posesión de MIRADAS CASACIONALES.
Informar sobre las finalidades del tratamiento de los datos.

Para ejercer este derecho, se requerirá la acreditación previa de la identidad del titular o de su representante. Una vez validada esta identidad, se proporcionará el detalle de los datos personales de forma gratuita a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo.
b. Derecho de Reclamo
Los titulares o personas autorizadas bajo esta política que consideren que la información en las bases de datos de SITRAM necesita corrección, actualización o eliminación, o que detecten un incumplimiento de la Ley 1581 de 2012 o de esta política, pueden presentar un reclamo. Este será tramitado por el Coordinador de Servicio al Cliente de acuerdo con el procedimiento descrito a continuación.
c. Derecho de Supresión de Datos
El titular tiene el derecho de solicitar la eliminación de sus datos personales en los siguientes casos:

Cuando considere que los datos no están siendo tratados conforme a los principios y obligaciones de la Ley 1581 de 2012.
Cuando los datos ya no sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
Cuando se haya superado el periodo necesario para cumplir con la finalidad de los datos.

En todo caso, el titular podrá solicitar:

Exclusión o Supresión:
El titular puede solicitar la eliminación de sus datos personales de una base, ya sea por uso indebido comprobado o por mera voluntad de excluir información.
Libertad de Autorización:
El derecho de decidir si autoriza el tratamiento de sus datos personales.

La supresión implica la eliminación de la información personal según la solicitud del titular. Sin embargo, SITRAM no procederá con la eliminación de datos y la revocación de la solicitud no será válida en los siguientes casos:

Cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Si la eliminación de los datos obstaculiza procedimientos judiciales o administrativos relacionados con obligaciones fiscales, investigación de delitos, o sanciones administrativas.
Cuando los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicos del titular, para acciones de interés público o para cumplir con obligaciones legales del titular.

Si procede la supresión de datos, SITRAM llevará a cabo el proceso de manera que la información no pueda ser recuperada.

12. PROCEDIMIENTO PARA PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQR)

De acuerdo con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus representantes pueden acceder a la información contenida en las bases de datos de SITRAM a través del correo electrónico servicioalcliente@trazabilidadminerales.com, y deberá incluir documentos que prueben la identidad del titular:

Nombre del titular o representante, junto con una copia del documento que acredite esta calidad.
Petición clara respecto a la información que se desea consultar.
Dirección para notificaciones (física o electrónica).

Procedimiento para Quejas y Reclamaciones.
Conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus representantes que consideren que la información debe ser corregida, actualizada o eliminada, o que haya un incumplimiento de la norma, pueden solicitar las modificaciones pertinentes.
La solicitud debe contener:

Identificación del titular.
Descripción de los hechos que originan el reclamo.
Dirección para notificaciones (física o electrónica).
Documentos de soporte para la solicitud.

Las solicitudes para modificar o suprimir datos pueden presentarse a través de los medios y canales mencionados anteriormente. Si faltan documentos, se requerirá al solicitante que los aporte dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción. Si no se presenta la información solicitada en un plazo de dos (2) meses, se considerará que el reclamante ha desistido.
Si SITRAM recibe un reclamo sobre información que no maneja, se trasladará al responsable correspondiente dentro de un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
Al recibir el reclamo completo, se registrará en la base de datos con una leyenda de "reclamo en trámite" y la razón, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda se mantendrá hasta que se resuelva el reclamo.
El plazo máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles desde la recepción. Si no se puede cumplir dentro de este plazo, se informará al interesado antes de que expire el término, con las razones de la demora y la nueva fecha de resolución, que no podrá exceder de ocho (8) días hábiles adicionales.
Procedimiento de Supresión de Datos
El titular tiene el derecho de solicitar a SITRAM la eliminación de sus datos personales en las siguientes circunstancias:

Cuando considere que los datos no cumplen con los principios y obligaciones de la Ley 1581 de 2012.
Cuando los datos ya no sean necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados.
Cuando se haya superado el periodo requerido para cumplir con el propósito de los datos.

Esta solicitud implica la eliminación de los datos personales de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros y bases de datos. Sin embargo, SITRAM no llevará a cabo la eliminación en los siguientes casos:

Cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Si la eliminación impide el cumplimiento de obligaciones legales, judiciales o administrativas.
Cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicos del titular, para realizar acciones de interés público, o para cumplir con obligaciones legales del titular.

Si procede la eliminación de datos, SITRAM asegurará que la información sea eliminada de manera irreversible.
Para ejercer este derecho, las solicitudes pueden ser enviadas a través de correo electrónico, dirigidas al Coordinador de Servicio al Cliente.

13. ACCIONES DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

SITRAM implementará las medidas de seguridad necesarias para proteger los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas cumplirán con los requisitos mínimos establecidos por la legislación vigente y se evaluarán periódicamente para asegurar su efectividad. No obstante, SITRAM no será responsable en caso de violaciones a sus sistemas de seguridad causadas por fuerza mayor o eventos fortuitos.

14. ENLACES A OTROS SITIOS WEB

Nuestro sitio web puede contener enlaces a otros sitios web que no son operados por nosotros. No somos responsables de las prácticas de privacidad de estos sitios web. Le recomendamos que revise las políticas de privacidad de estos sitios antes de proporcionarles su información personal.

15. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA.

SITRAM se reserva el derecho de actualizar, modificar o enmendar esta Política a su discreción. Cualquier cambio realizado se reflejará en la fecha de actualización de la Política, y dichos cambios serán efectivos a partir de la fecha de dicha actualización.

16. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

Esta Política entrará en vigor a partir de su publicación el miércoles 9 de julio de 2025. Tanto la Política como las Bases de Datos contentivas de la información suministrada podrá permanecer vigente hasta por el término de duración de SITRAM.

17. Contáctenos

Si tiene alguna pregunta o inquietud sobre esta Política de Privacidad, por favor contáctenos a través de:

Correo Electrónico: privacidad@trazabilidadminerales.com

Teléfono: -----

Dirección: Medellín, Antioquia, Colombia.

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